Toda actividad en la vida tiene un antes, un durante y un después. Eventualmente, lo más importante es el durante, lo que ocurre en el tiempo en que desarrollamos esa actividad, pero ese no es el caso de los webinarios. Si bien la que podríamos llamar la puesta en escena es la razón de ser, lo crucial ocurre en el antes. Esa etapa previa es determinante, al punto que puede decirse que el 90 por ciento del éxito depende de ella.
¿El 90 por ciento?, te preguntarás. Sí. Si tu etapa de preparación no cumple con las expectativas, si te das el lujo de dejar aspectos importantes al azar, si sobre la marcha necesitas improvisar, déjame decirte que lo que suceda después no importa. Lo más probable es que sea un caso, un desorden que el cliente perciba y que eche por tierra tanto tu trabajo como tu inversión y, sobre todo, tu credibilidad.
Muchas veces, cometemos el error de dejarnos por la emoción de realizar un webinario y, quizás por eso, no somos conscientes de lo que esto implica. Pasa el tiempo, se acerca la hora de la actividad y, de pronto, nos damos cuenta de que hay mil y una tareas por hacer, que hay una presentación que preparar, que hay que coordinar la parte operativa para que haya opción de reaccionar en caso de una eventualidad, un imprevisto.
Ser organizado es una de las labores más complicadas para un emprendedor, especialmente para aquellos que trabajan solos. Si no existen hábitos fuertes, rutinas claramente definidas, una disciplina a prueba de todo y convicción para cumplir con los propósitos, el riesgo de perderse en el camino, de desviarse de los objetivos, es grande. Sin embargo, para que el webinario salga bien, no hay otra opción que la planeación.
Debo confesarte que a mí me ha costado mucho eso de ser organizado. Prefiero ser espontáneo, no le temo a la improvisación ante la cámara, pero la experiencia me demostró, con argumentos irrefutables, que necesitaba cambiar mi mentalidad. Varias veces, después de terminar la actividad, me di cuenta de que había dejado de mencionar aspectos importantes, que los clientes paulatinamente se cansaron, que el resultado no había sido el ansiado.
La planeación de un webinario exitoso debe comenzar desde varias semanas antes. Lo primero, lo elemental, es definir la actividad principal y, luego, enumerar detalladamente las tareas que se deben cumplir. Es conveniente fijar tiempos de ejecución y prioridades, para que no se olvide algo, para que no nos coja el afán de última hora. Y una vez hayas fijado la fecha en que se va a realizar el webinario es que comienza lo más importante.
Elabora un cronograma detallado. A mí, lo que mejor me ha funcionado es ir hasta la fecha final, es decir, la de la realización del webinario, y venirme hacia atrás fijando las tareas previstas. Así, no se me olvida nada, no gasto demasiado tiempo al comienzo y no estoy apretado al final. Ese calendario debe incluir una programación específica para cada actividad por separado, alguno que muchos omiten, pero que resulta de mucha utilidad.
Hay dos aspectos importantes que debes tener en cuenta: uno, hay que ser realistas a la hora de elaborar la programación, honestos, a sabiendas de cuánto tiempo te ocupa una actividad específica; dos, hay que ser sensatos, para que no haya choques de actividades (traslapes), porque eso genera un estrés innecesario. Y apréndete esto: siempre va a faltar algo, siempre va a aparecer un imprevisto, pero si tienes una programación y te apegas a ella, será más fácil reaccionar.
Un consejo: fija fechas límite para cada actividad, así podrás tener más control sobre las diferentes situaciones y evitar demoras. Esto es muy útil no solo para aquellas tareas que están a tu cargo, sino especialmente para aquellas que encomendaste a terceros. En ese caso, hay que ser precavidos, ajustar tiempos, realizar controles intermedios y anticipar las fechas de entrega para que una eventual demora no dé al traste con la programación.
Si todo este tiempo previo ha sido bien aprovechado, si has hecho las tareas de la manera adecuada, si asumes el trabajo con la seriedad y el profesionalismo que se requiere (y, por supuesto, le sumas tu pasión), lo más probable es que tu webinario sea un éxito y obtengas los resultados esperados. Recuerda: sufre antes, llora antes, maldice antes, y verás que durante y después verás cómo puedes sonreír satisfecho y orgulloso. Hasta pronto.
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